如何打破反应管理的恶性循环

在我们中断驱动的社会中,很容易被吸引到反应管理的陷阱中。它甚至可以感觉良好,因为你是如此“响应”“可用的”通过让团队成员随时努力,并随时响应。

您可以在电子邮件中坐下来,尽最大努力跟上繁殖的邮件。在不考虑你是否真的需要在那里,你可以对每次会议说是的,你可以感到重要。

随反随着这些时刻感觉良好,但你做的时间越长,你的思想越短。

While you’re reacting to every little thing coming your way, there are long term problems forming: small team issues you should get out in front of are growing, long term planning that will keep your team focused on the right things aren’t happening, and you may be failing to get the most important of your own work done.

让事情变得更糟,你推迟了长期工作,更多的是创造短期问题。当他们煮过时,你将不得不处理这些问题然后立即需要,或者你的团队在一个方向上漂移更好的规划可能已经避免了。

那么经理要做什么?!?

您必须控制并打破反应管理的恶性循环。

打破糟糕的循环,反应管理

如何打破反应管理的恶性循环

1)制作一对一神圣

防止大问题的最佳方法是在它的小时固定它。不幸的是,随着你作为经理的所有,当他们小时,很难检测到这些问题。

您的团队成员可能会尊重您的时间,并且不会随着他们提出的每一个小问题来到您身边。要确保你不要错过几周或几个月可能是大量可能是大量的问题,你需要确保你有你的一对一的经常够了然后听到他们。

一个非结构化,较低的压力环境一对一是完美的,不仅揭示了问题,而且与您的团队成员一起找到合适的解决方案。

从您的常规持有人的一点教练和快速修复将阻止稍后爆发很多问题。如果他们总是知道他们可以依靠一对一的与你交谈,他们不太可能需要来到Hoc,或者更糟,瓶子起来,永远不会把它拿给你。

为了确保发生这种情况,使您的一对一神圣:永远不要取消一对一。如果你绝对不能制作它,重新安排,所以他们知道时间对你来说是重要的。

2)安排您的敞开门你的创造力。

作为经理,您需要时间思考高水平的优先事项,项目和您的团队。不幸的是,在其他会议和人们突然进入您的办公室之间的5分钟内,您无法做到这一点。

在日历上的开放式插槽有一个被填满的诀窍。通过安排您的创造性时间来提取您的时间(理想情况90分钟的街区并在设定时间让您的门“打开”(有人打电话给他们工作时间)您的团队可以指望,但这不会消耗您的一整天。你会感到惊讶,你可以通过这样做。

英特尔尝试了这种方法阻止了聚焦工作的时间,发现不仅有工作者喜欢它,而且结果是新的专利技术的开发只有几个小时的一周。

你的时间很有价值。您的日历确定您的投资方式。

3)时间箱电子邮件时间。

生活在收件箱中很容易。你可以回复更多的消息。它甚至可能来自客户,你清楚地想要提供伟大的服务。但是,如果您经常检查您的收件箱,则分散注意力以高价格出现。

UC Irvine的研究发现在中断后,它可以占用23分钟重新关注您的原始任务。随着您繁忙的日程安排作为经理,这可能是非常恰当的意思,分心阻止您有时间完成任务或必须在不使用您的全部精神力量的情况下完成措施。

确保您避免对电子邮件分心的好方法是安排您的电子邮件时间。通过在当天检查几次时,您可以在您专注于您当前的任务时,您可以放心,不用担心它。

当您发送电子邮件时,调度还可以帮助您更好地控制您的收件箱;如果人们知道紧急问题不属于您的收件箱,那么您培训他们要么决定:

a)你不是真的需要这个决定(你授权并信任你的团队)或

b)使用真实紧急情况的其他方法(如私人聊天,来到您的桌子或电话)。

在这两种情况下,您都消除了一些邮件会达到您的收件箱的消息,因此您将在达到预定时间时,您将不必处理它们。

笔记:我从这些安排的黑客汲取了12周年。我一直在使用本书的建议,真正帮助改变我的有效性并突破反应管理。

4)请人们将真实主题放在主题行中

现在,您正在收到您的时间回来且更有效地管理您的电子邮件,您可以通过为您和您的团队的电子邮件主题行成为一个真正的专业,让他们准确描述了电子邮件的内容。

我从那里汲取了这个黑客终极销售机器

“在更改电子邮件内容时更改主题行......这一方式,公司中的每个人都可以在收到的电子邮件上浏览并决定,”我现在可以处理这个,如果我打开它,我现在可以处理吗?“......电子邮件是在那里为方便起见。如果它不方便,请不要回答。“

这进一步提升了您的电子邮件游戏,因为即使在您打开阅读电子邮件之前,您可以在5分钟或更短的时间内识别出一些东西。

同时,明显较大的项目(如关于产品开发周期或法律文件的大讨论)可以不受欢迎,直到您的所有电子邮件中的所有电子邮件。

通过将此主题行黑客与预定的电子邮件时间结合起来,您可以大大减少您收到的电子邮件*,*收到后,更好地管理它们。

5)设置提醒,让您安心

随着这么多,很难将一切都直接保持在你的头上。您的短期记忆会限制它可以持有的程度,每次分散都会让您更有可能忘记重要的事情。

相反,您最好的选择是组织和使用您可以信任的系统。

  • 跟进:为什么要迫使自己记得跟进某人博莫朗或者关注需要自动将该电子邮件返回到您的收件箱顶部吗?
  • 你的团队:为什么要尝试记住你团队成员的一切,他们的目标,以及你在你的最后一对一时谈到的东西,当一个应用程序灯塔将把它全部存放并准备在你准备和他们见面的时候?
  • 你的日历:为什么要记住,当你可以使用像这样的应用程序时,您将记住您可以使用冗长的电子邮件线程进行所有预订安排要实时分享日历并为您管理预订?

如果您使用工具来设置提醒,您可以让这些项目留下立即内存并专注于手头的任务。您越多信任您的系统,他们就越适合您,您只能在正确的时间跳入正确的东西,而不是在不打算时不得不对忘记物品作出反应。

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您的心理力量和您的时间是作为经理的最大限制。你被推广,因为你有才华,聪明,努力。这些黑客可以帮助您智能工作,而不仅仅是很难。

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