如何获得伟大的会议:进行有效会议的10个提示

曾经觉得你有太多的会议吗?

或者喜欢你的会议是浪费时间和不生产?

现代工作场所建立在开放、快速和流畅的交流基础上,会议往往是一切的中心;它们传达了你的地位,让你的声音被听到,更新关键领导人和决策者,并在协作和决策中提供帮助。

在一个理想的世界,会议应该通过促进团队和个人之间的沟通以及他们的经理,移动您向前致力的工作。然而,他们通常只是最终感觉浪费时间。

根据一项研究按照中国经济和商业研究中心的意见,平均办公室工作人员每周花四个小时的会议(其时间的10%) - 他们认为大部分时间都浪费了。

这意味着,如果您正在尝试从您的会议中获得更多信息更多的或者更长时间的会议不是解决办法。

Dilbert  - 进行有效的会议

改善会议采取重点努力

要想开好会议,你需要用心去做如何你从头到尾都在主持你的会议:会议前,会议中,会议后,你的会议结构,以及会议的频率和数量。

通过返回基本面,您将能够看到使您的会议的所有问题与您所希望的不同之处。

这是比以往任何时候都比以前与我们的Covid Pandemic成立了我们的所有时间表并强制了许多临时适应。不幸的是,从一个人会议到视频会议的1比1交换机并不总是最好的答案,并增加更多的会议来弥补缺乏办公室讨论的人才进一步复杂的问题。

通过这一切,我们汇集了一系列最喜欢的提示,以帮助您有更好的会议。这些提示将帮助您更好地(甚至更少)会议的现实。

如何获得伟大的会议:进行有效会议的10个提示

有很多方法可以提高您的会议的质量,从基本会议到创造性的思想,为您可以与您的团队进行测试的其他伟大公司工作的创意思想。

稍后,我们将讨论一些关于进行有效会议的一些偏远/科科特特定提示。首先,这里有一些更普遍的常绿常绿提示,无论何时,何地,或者如何拥有它们。

进行有效的会议意味着要做笔记

1.好好笔记

记笔记可能听起来是基本的,但它提供了一些很容易忽视的大益处。

其中最重要的一点是,记笔记对你的大脑有什么影响。当你做笔记时,它会引导你的大脑以一种你理解的方式组织你所听到的内容。这样你就不太可能错过一些重要的事情或误解对方所说的话。

不过,这并不是记笔记帮助你从会议中获得更多的唯一方式。还记笔记:

  • 为您提供会议期间讨论的记录,以便在稍后简便参考
  • 为你的团队树立一个好榜样,认真对待你正在讨论的问题
  • 帮助改善你的记忆力讨论的内容

作为安迪树林写道高输出管理

“同样重要的是‘写下来’象征着什么……这个动作意味着承诺,就像握手一样,某事将会完成。”

采取笔记是一个简单的行为,对您和您的同事进行了高度的投资回报。一旦你已经采取笔记,下一个提示将使您的会议更好。

像亚马逊一样安排有议程的有效会议

2.使用Amazon Memo方法

亚马逊首席执行官杰夫·贝佐斯因为禁止在亚马逊开会时使用PowerPoint幻灯片而出名,这是,“可能是我们所做的最聪明的事情。”

然而,许多人不知道是他替换的那种练习。输入:预先写的简介。

在亚马逊,每次会议开始时,每位与会者都会默读一段“六页,叙事结构备忘录在任何讨论开始之前。

“[备忘录是]应该为那么良好的讨论创造上下文,”贝佐斯说。会议鼓励与会者做笔记,然后在每个人都读完备忘录后进行讨论。

这些备忘录提供了一些关键目的:

  • 每个人都在公平竞争的环境中,理解会议的背景和背景。
  • 会议的目的和目标是清晰明确的,确保开会是必要的。
  • 通过在会议上读它们,它确保每个人都阅读它即使你的与会者中有一位是每周参加数十次会议的高管。

除了给与会者带来这些好处外,它还可以帮助会议组织者。它迫使撰写备忘录的人澄清自己的想法,因为贝佐斯鼓励员工事先获得备忘录的反馈,并投入大量精力创建备忘录。

这是其中一些规则的示例(最初由亚马逊发布@captaindanny10):

像亚马逊一样与他们的备忘录提示进行有效的会议

作为一家公司现在超过25岁,亚马逊创造了一些指导方针并不令人惊讶的是,帮助改善这些备忘录,并指导他们可以使用的团队成员。

如果你厌倦了一个充满PowerPoint幻灯片的另一个会议,那么备忘录可能是你尝试的好事。

https://twitter.com/marcusdetry/status/1208059584885080064?S=20

3.永远要有日程安排

通过经常出现的会议,很容易落入习惯的陷阱的陷阱,没有明确的目的或结果。

对于远程会议而言,这尤其如此,可以很容易地蜿蜒曲目,运行太长,或者有一个从未真正合理地投资的会议。

这就是为什么Gitlab的首席执行官将在没有设定议程的情况下取消任何会议:

如果会议没有附加议程,我会参加会议,一分钟后结束.而且我希望公司中的每个人都做同样的事情。“- Gitlab首席执行官Sid Sijbrandij

这种类型的领导以身作则是一种很好的方式来强调为每一次会议做好准备的重要性,无论是议程还是备忘录。

简单的问题,重要的答案

考虑到这一点,这是一个健康的练习,以便为您参与的每次会议提出这些问题:

  • 你有没有一个明确的议程对于这个会议?
  • 与会者是否知道要期待什么?
  • 这次会议预计会有哪些决定或结果?

那些可能看起来很明显的问题,但在我曾经工作过的每个公司,没有议程的会议,目标不足。毫不奇怪,那些是​​最不生产的,最浪费的会议。

让你或你的团队成员为每次会议准备议程,你会确保每次会议都有一个良好的基础和目的。

进一步阅读:

  1. 为什么你的一个人需要一个会议议程(+让他们很棒)
进行有效的会议意味着粘在2个披萨统治中

记住“2披萨规则”

团队规模越大,管理起来就越困难.通信线路随着团队的尺度而成长几何上:

在会议中也会出现类似的效果,你在会议中加入的每个人都会让你越来越难以做出任何有意义的决定或推进任何事情。

当你考虑会议中每个人的浪费工资时,它也可以浪费很多时间和金钱。

杰夫贝佐斯使用他所谓的“2比萨规则“ 由于这些原因。基本的想法是在会议中永远不会有更多的人比两比萨饼喂养的人。平均大小的披萨通常被切成八个切片,每人合理的两片,那是八个人。

超过八个人和沟通往往会破裂,会议跑得太久,人们沮丧坐在周围没有始终订婚,你最终浪费了很多时间。您在查找足够大的会议室的风险,或者在视频会议上呼叫问题也远远高得多。

这就是为什么作为计划会议的一部分,应该提出这些问题:

  • 谁真的需要来这里?
  • 谁可以简单地了解发生了什么,但不需要参加?
  • 有没有不必要的人被邀请参加这个会议?

对您的会议的邀请一点纪律可以走很长的方式来提高他们的质量。

进行有效的会议意味着删除反复出现的会议

5.有一个armetingeddon

据一位公司。左右的功能,Dropbox工程师正在支出超过一半他们坐在会议室开会的时间。

员工们抱怨会议太多,太拥挤了(通常都是些不需要出席的人),而且很多会议都没有真正的目的。

作为回应,Dropbox领导层发了一封全公司范围的邮件,标题是:Armetingeddon已降落。“

他们取消了所有团队的所有经常性会议。在此期间,他们要求领导和团队成员考虑是否有意义,以恢复每两周期间的经常性会议。

就像杂草花园一样,或修剪树,因为半定期重复了这个过程。这让原始问题再次发生。

如果您觉得自己有太多的会议,请考虑为您和您的团队提供Ameetingeddon。通过删除所有经常性会议,您将强迫每次会议进行重新考虑,并用一套新鲜的眼睛重新考虑。您还避免了它已经安排和思考的势头,“我们不妨见个面……”

进行有效的会议意味着结束时结束

6.在会议结束的时候结束,而不是时间。

在会议中面临的一个越来越常见的问题之一是他们倾向于填补他们安排的时间,有时会跑过,而不是完成任何事情。演示或讨论将在没有强大方向的情况下拖动,或者在会议的原始范围之外的主题将蠕变填补额外的时间。

如果你参加会议时并没有想好会议的结果,你怎么知道会议什么时候结束?这就是为什么我们谈到议程的重要性。

然而,即使对会议的目标有一个强有力的声明,也很容易落入陷阱“在每个人都在这里使用时间。”

如果你的会议点是做出决定或完成某些事情,那么在你做出决定或完成任务时,不应该结束吗?

如果您要参加目的或结果的每次会议,那么您应该在会议结束时包裹,而不是时间提升,因为我在a中分享最近播客对Woventeam的访谈

如果您试图强调在您的会议中准备和目的的重要性,那么让其他主题滑入完全适得其反;它为毫不准备的主题创造了开始讨论的机会,或者只是浪费每个人的时间,这些时间可以更好地花费其他事情。

就像停止一个没有议程的会议意味着会议前准备和计划的重要性一样,提前结束会议是因为会议的目标已经完成,这意味着你的团队关注的重点很重要,每个人的时间都很宝贵。

进行有效的会议意味着制定明确的后续行动

7.会议后:向每个人发送摘要和可操作点

会议的成功很大程度上取决于你的工作会议结束了。

如果你在第1点建议时经常开始记录笔记,你就会脱颖而出。这将为您提供一些回顾记住您所讨论的内容的东西,甚至可以帮助您的决策向前展示,因为您有更清晰的事情的应用程序的进展情况。

然而,不要止步于此。你想要得到这个好处,并把它分发给你的团队。要做到这一点,在每次会议之后,让你或其他团队成员发送一份会议总结、可操作性要点和其他值得注意的内容作为重述给所有与会者。

这有助于通过突出会议后需要采取的行动来移动针对会议中讨论的主题。做出决定并不好,但那么不起作用;事实上,这正是你最终的结束,有一系列感觉像破碎的纪录的会议。

明确要做什么,谁在什么时候做什么。这也会使下一次会议真正需要召开时更加清晰,而不是武断地每周开会。

加上,as.Tettra.联合创始人安迪·库克指出,它也可以用来帮助错过会议或以后需要了解的人:

这是尤其相关的,现在是因为Covid,每个人都是偏远的。

异步通信成为键,以确保每个人都在循环中留在循环和通信都是平滑的;你不能在办公室里迅速推出不在会议的同事,但恰好坐在你旁边。但是,您可以分享会议票据,任何人都可以随时随地审核。

说到远程工作……

有效的远程会议

在管理远程团队时进行有效的会议

现在不可能不承认房间里的大象:COVID - 19,就谈论更好的会议。

现实是,对于大多数球队而言,他们的典型会议结构由于大流行而颠倒了。

虽然普遍的会议提示仍然超级有用并且通常适用,但如果您正在尝试充分利用您的新的远程会议结构,则它们是不够的。

许多团队正在弥补丢失的办公室聊天的会议,只能发现自己疲惫不堪,因为视频呼叫并不像在人员会议上一样激励。

使这些挑战更加复杂的是,许多团队因以下原因而捉襟捉肘裁员重组给每个人的盘子都增加了。特别是对于像你这样的管理者来说,你再也不能在办公室里走来走去,去了解你的团队成员是如何工作的,也不能在他们的办公桌前进行简短的交谈。

你能为这个做什么?没有简单的解决方案,但这里有一些帮助提高您的偏远会议的质量

8.使用更多的异步通信(AKA - "这次会议应该是一封电子邮件吗?”)

在远程管理时,采用异步通信是键。您无法通过视频会议您保持更新的方式。

不仅耗尽和耗时的耗时,而且它还结束了每个人的日程,只有会议。如果他们的日历填充小组会议和一百万个临时会议,谁会如何完成任何事情?

进行有效的会议意味着有些应该只是电子邮件

你真的需要那个会议吗?

你知道在办公室里如何在走廊里转向同事或碰到它们,并给他们一个快速更新?好吧,诱惑可以是安排会议来做到这一点。

问题在于,5分钟的办公室聊天往往变成了30-60分钟的会议。很快,你的“意外发现”会议就会占据你一整天的工作时间。

这就是为什么你应该考虑会议之外的其他交流方式。问问你自己:

  • 如果需要及时,休闲或女士团队聊天吗?
  • 如果时间不是特别敏感的话,我可以将他们发送快速电子邮件来更新它们吗?
  • 对于更大的决策和更新,谷歌Doc或其他具有协作、评论和编辑功能的系统能更好地传达信息吗?

对于所有这些选项,最棒的是它们都是异步的;这意味着当你的同事有时间回顾、专注和回应时,不一定要和你在同一时间。这可以带来更深思熟虑的答案和更彻底的回应。

对于新冠肺炎,许多父母都在努力照顾孩子和工作,有些人可能不得不照顾生病的亲人。这对他们来说是非常有用的,他们可以在一个时间,他们可以安静地专注于一些事情,而不是尝试着一天打几十个电话。

远程进行有效的会议甚至更难

9.谁需要来到这里吗?谁不?

邀请每个人都令人诱人的是,甚至与项目传递兴趣或关系。毕竟,你不希望任何人感到遗憾的是吗?

更好的办法是这样问:谁需要来这里?

这意味着认识到谁是会议最重要的参与者,并邀请他们。

然后,对于所有那些可能从知道会议中受益的人,把他们的邀请变成可选的,或者更好的做法是,不邀请他们,而是列一个清单。然后你就可以把你的备忘录和会议记录发给他们,让他们了解正在发生的事情,而不必参与会议。

这也可以应用在办公室场景中,但在远程变得更加重要:

  • 群体越大,让每个人都有机会越难以说话也避免人们互相议论。
  • 有很多人在接电话,所以技术困难的可能性迅速上升。
  • 被邀请的人越多,日程安排就越难,特别是当一些团队成员由于个人原因不得不调整他们的工作时间表时。

通过认真安排远程会议的与会人员,你可以提高会议的质量,因为与会者将有更多的时间参与会议,而那些不需要参加会议的人无需参加会议也能得到他们需要的东西。

进行有效的会议Dilbert Maker Manager

10.记住制造商与经理时间表

有太多的会议可能是一个大问题,特别是随着远程团队试图弥补缺乏办公室聊天。但是,即使您觉得您的会议次数受到控制,您仍然可以为您的团队创造问题。

创客需要集中精力。

经理的时间表非常容易理解:您有一个离散的时间块,通常在您在很大程度上30-60分钟,您在很大程度上在会议中或进行电子邮件,或编辑演示文稿。

同时,制造商的时间表完全不同。Paul Graham,Startup Accelerator Y Combinator的联合创始人,在他的论文中描述了它,“制造者时间表,经理时间表”

当您在制造商的时间表上运营时,会议是一场灾难.一次会议可以吹一个整个下午,通过将它分成两件,每个都太小,无法做任何困难的事情。

...对于制造商的计划的某个人,开会就像投掷一个例外。它不仅让您从一个任务切换到另一个任务;它更改了您工作的模式。

“快速要求团队同步”似乎很容易添加到您的日程中,但如果您在错误的时间安排它,您可能会破坏整个团队的生产力。

任何类型的深度创造性的工作都需要多次,不间断的时间持续焦点。热身时间需要时间,并将您的思想集中在任务上,真的“进入该区域。”

由于COVID - 19隔离,由于各种原因,进入这一重点已经困难得多。如果你打断了他们最适合集中精力工作的时间,后果就更严重了。

尽管存在偏远,但最大限度地提高您的团队制造商数:

  • 最大限度地减少您要求他们参加的会议总数。
  • 为他们提供会议的更新、笔记和细节,他们可能想要更新,但不需要参加。
  • 安排他们所需的会议需要在他们最大的不间断工作块之外出席。

随着这些小型调整和一点规划,以适应制造商时,您可以大大提高您团队中许多工作的生产力和质量。

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进一步阅读以改进远程会议:

  1. 有关经验丰富的远程工作人员有效异步通信的更多建议
  2. 3键帮助您的团队过渡到遥远的工作
  3. 11有效管理远程员工的11个必要提示

充分利用每次会议

会议不应该觉得必要的邪恶。完成后,它们可以有效,激励和决定性。

每次会议都应有一个目的和您想要到达的结果,您应该尽一切努力实现(而不是更多)。

达到这次会议Nirvana:

  • 采取措施每次会议前准备有一个简要,有助于把会议放在上下文中,并让每个人在同一页上
  • 是故意的你邀请谁
  • 做笔记和那些能从中受益的人分享
  • 还记得披萨法则并尽量保持您的会议尺寸
  • 发送一个回顾之后,有助于澄清结果和任何可操作点
  • 尊重制造商小时对于您的团队成员而不是让任何会议更长,或者更频繁地,而不是必要的。

虽然每个团队都不同,但关键是开始尝试其中一些方法。使他们适应你认为符合你的团队和公司的文化和情况。

无论你使用哪种策略,重要的是你要有意识地对待过程中的每一步,包括:

  • 预先规划和准备
  • 在会议中有明确的目标和结构
  • 重新招待每个会议,以便您的团队开始完成在同一页上
  • 思考团队如何沟通以及影响您的会议的数量和质量

无论你是远程会议还是当面会议,使用这些建议来开始更好地开会,并查看我们的其他指南,了解更多关于如何成为优秀经理的信息:

  1. 一对一会议:经理们需要的唯一指南[免费模板]
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