为什么优先级管理胜过时间管理

“时间管理是矛盾。时间超出了我们的控制,而且无论我们如何引导我们的生活,时钟都会保持嘀嗒。优先级管理是最大化我们所拥有时间的答案。”
- - - - - -约翰克斯韦尔,畅销的作者,演讲者和领导者顾问。

如果你是一个知识工作者,你可能会低估你的时间。如果您浪费了大量时间进行行政事物,创建自己的系统和黑客Excel,谷歌文档等,您可能无法充分利用您的时间。你应该外包的原始任务,以节省你的时间,无论是要求别人帮你,招聘一个任务兔子,或使用第三方工具或服务。

总是有更多的是作为经理完成。你可能有一个有很多物品越过的人,但你完成了吗?今天最重要的事情是什么?尤其是当别人依赖你的时候,你必须学会在该做什么、该推迟什么、该拒绝什么上做出艰难的选择。这就是优先级管理的作用。用这些概念来帮你分清工作的轻重缓急,把事情做好。

如何利用优先管理来珍惜你的时间

优先级管理意味着关注影响最大的事情

应用帕累托原则(即80/20规则)

其中一个引用的概念之一,帕累托原则,适用于人和任务:“大约80%的效果来自原因的20%。”稍加努力,你就能发现哪些工作对你的影响最大,哪些事情你甚至可以不再去做。Perry Marshall有一个在企业家网上的大片更多地运用帕累托原则。

它如何适用于管理者:想想你正在做的工作。你可以做更多的东西会产生更高的影响吗?(即20%)

还要考虑你的人民。您的团队中的谁是提供出色的输出和价值?

确保你为他们的成功投资,因为帕累托原则告诉我们,你会看到他们对你整体结果的最大影响。你和你的团队在错误的活动上浪费的时间越少,你完成的重要任务就越多。

优先级管理意味着做更多高价值的任务

减少10美元/小时任务,更多$ 100 / hr任务

这是我从父亲那里学来的。他总是督促他的员工,尤其是经理们,“专注于100美元/小时任务,并在10美元/小时任务上花费更少的时间。”

这意味着避免被太多管理任务丢弃,提交东西,在App可以从框中完成Appel时,在Excel中构建自己的框架,或者在您应该避免委派工作。这100美元/小时任务是那些真正增加价值的高技能任务,无论是与客户的关系,探索新的商业机会,或在咨询复杂问题上花费更多时间。

我父亲把那些每小时10美元的任务交给了一个中央办公室,让他的现场工作人员专注于他们为客户提供的高价值服务,通过这种方式,他的生意已经发展到数百万美元的收入。中央办公室通过合并工作来提高成本效率,其外地工作人员很高兴不必处理这些任务。

它如何适用于管理者:把这个心态带给你所做的任何工作。挑战自己审议您的工作(和您的团队)的哪些部分是100美元/小时任务,并且较低的价值,应该委托或消除。硅谷的秘密是实际上的近海和外包的工作。事实证明,人们可以解决一些问题(比如识别照片是否不合适)比工程师写作更好,便宜,而不是写作和完善代码。10美元/小时的工作可以从自己或你的团队中卸下什么?

利用你的日历为优先事项争取更多的时间

预订高价值时间

如果每次会议都能达到日历,那么您最重要的思考和战略时间应该。十二周一年当他们倡导时教我这个课程两个3小时的街区每周在日历上的时间。

第一个块是专注于的战略块“战略和赚钱活动”第二个阶段是“突破阶段”,你要花时间做一些与工作无关的活动,比如,“有创造力,读书,或散步。”

I felt guilty at first taking these times, but have come to really appreciate them as my best ideas have often come during Breakout Blocks, and I could get lost in the day to day, never making time for big picture strategy, if I didn’t set aside the Strategic block. If you’ve ever had a brilliant idea in the shower, then realize these blocks are creating more of those times for your subconscious to help you with tough problems and fresh ideas.

它如何适用于管理者:它很容易陷入反应管理在美国,你所有的时间都花在短期、紧迫的活动上。通过安排一些时间进行长期思考,跳出常规,打破这种恶性循环。你会更有效率,你可能会惊讶于你想到的想法。

记住猴子

在我的第一份技术工作中,我工作的公司的创始人让我读到,一分钟经理遇见猴子由畅销书领导作家肯·布兰查德所著。这本书有一个简单的概念:每个任务必须由一个人拥有。谁对任务的执行和结果负责,谁就背上了猴子。猴子一次只能和一个人在一起,所以关键的教训是永远弄清楚这是谁的猴子。

我读了之后,创始人和我甚至使用了这些词汇,“这是谁的猴子?”帮助巩固这一教训,为我们双方带来更多的责任。它阻止了我们想出可以做的事情,然后没有人真正去做。相反,当一个想法被搁置后,或者我们中的哪一个(通常是我,因为他们很忙)将拥有这只猴子的时候,事情变得清晰起来。

它如何适用于管理者:您是否在为您的团队构建问责制?是否清楚谁拥有项目或任务?当您没有设置清晰的问责制时,它就不太可能完成一项任务或按时完成。发生这种情况时,你花了更多时间在项目上,并错过了赋予你团队的机会。记得始终清楚谁有猴子。

为您的团队成为乘数

当你管理一个团队时,你现在要负责许多其他人。他们的工作效率加起来要比你的高得多。这意味着你必须努力思考如何成为他们的乘数,而不仅仅是一个线性的、个人的贡献者。

一旦你有了一个直接的基于你所产生的生产力的测量,现在你必须看看你所做的事情如何影响你的整个团队的复杂影响。这是乘数Mindset.,您可以看到一个很大的具体看看它对工程经理的工作原理这个Youtube视频

它如何适用于管理者:当您尝试蛮力工作时,努力抓住自己,以牺牲自己为乘以乘以团队的有效性而开始牺牲自己的工作。当您的公司要求您进行管理时,可以努力做更多的个人贡献者工作;抵制在缩短高价值管理职责时的诱惑。

计算你的每小时价值

你可能会惊讶你的一小时的时间是值得的。如果您每年赚100,000美元,每年50小时工作50小时,您的工作时间价值40美元/小时。与100,000美元的工资相比,您的差异乘以40美元,您可以特别了解一些硅谷工程师可能非常令人惊叹。意识到数字意味着节省您时间的任何东西都值得一定的投资。

如果你在看一款SaaS应用,你会惊讶地发现它能为你省下的钱少得可怜。例如,根据40美元/小时以上的时间价值,一款40美元/月的应用只需要为你节省成本2分钟每天在考虑您为您或您的团队保存的任何时间做的事情之前,请支付自己。

它如何适用于管理者:看看可以帮助您或您的团队更加富有成效的工具。雇用另一名员工比这是一笔更高的高价值SaaS工具,这是一个更昂贵的才能让你或他们的生活更好。只要它被使用,这是一个很大的投资。您还可以将其带到您的个人生活中,我已经通过外包我的洗衣(储蓄:〜6小时/月)并购买了像缓冲区和Boomerang这样的萨斯应用让我更高效地进行了一段时间。

通过组织一切来整理你的思想

Un-Clutter你的心

把事情从你的头脑中解放出来,放到你信任的系统中,这样可以减轻你的精神负担。这会让你专注于那一刻真正重要的事情。作为一个科罗拉多州的研究研究人员发现,“注意允许”稳定“的中非信息进行使用在任务的后期,从而减轻了工作记忆的负担。”

使用一个带来结构的应用程序为您拯救您很多头痛和错过的机会,因为您忘记或无法在会议的那一刻上专注。这可以采用您待办事项列表应用程序的形式,基本Notes应用程序,CRM或管理团队的工具(如灯塔)。所有这些都可以帮助你组织信息,以便你以后再次需要它时使用,并能够实际采取行动。

它如何适用于管理者:随着所有上下文切换,您每天都必须做,以及您所删除的所有会议,您唯一的希望将组织在一切展望。不要试图记住你头脑中的东西,因为你必须尝试对别的东西做出重要决定;可能会被遗忘的机会。相信您用来帮助您的工具,并在每个时刻和您必须做出的决定。

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作为管理者,你是如何安排时间的?